Vous est-il déjà arrivé de perdre un document professionnel important ? Si vous utilisez correctement un box de self-stockage pour archiver les documents administratifs de votre entreprise, vous pourrez dire au revoir à ce mauvais souvenir. Découvrez nos conseils pour réussir l’archivage de vos papiers administratifs dans cet article !

Réussir l’archivage de ses documents administratifs professionnels

En tant qu’entreprise, vous êtes dans l’obligation de conserver certains documents officiels et professionnels à court, moyen et / ou long terme afin de garantir une bonne gestion de votre business. Si vous faites le choix de l’archivage de documents papiers (en physique) la question du stockage peut rapidement être posée.

Le stockage en garde-meuble (appelé également box de stockage) peut s’avérer être la solution idéale si vous manquez d’espace pour archiver ces documents directement dans les locaux de votre entreprise. En plus, il s’agit d’une solution à bas coût ! Vous avez déjà décidé de sauter le pas et de louer un box de stockage pour aller y déposer des papiers ? Il est donc temps de mettre en place une certaine organisation pour réussir haut la main votre archivage

Un espace à désencombrer

Estimez le volume dont vous avez besoin pour stocker vos biens.

Faire un premier inventaire et choisir les documents professionnels à archiver

Il est important de réaliser un tri attentif et consciencieux avant d’entreposer vos documents. En commençant par un inventaire détaillé, vous pouvez déjà mettre de côté les documents qu’il n’est plus utile de conserver et dans un second temps, nommer précisément les papiers administratifs qui doivent être archivés.

Le nommage vous permet d’anticiper la suite du stockage : vous pourrez classer tous les documents par nom en quelques gestes dès que vous aurez installé des étagères dans votre box de stockage. D’ailleurs, n’hésitez pas à inscrire les noms des documents sur leur pochette, mais également sur les contenants (boîtes cartonnées, boîtes en métal, etc.) que vous utilisez. Ces précautions vous permettent de prémunir votre entreprise face aux risques :

  • Financiers
  • Juridiques
  • Logistiques
  • Sécuritaires
  • Etc.

Entreposer ses documents administratifs et comptables dans un garde-meuble sécurisé

Une fois vos documents nommés et les papiers inutiles écartés, vous pouvez passer aux choses sérieuses ! Regroupez les papiers du même type dans des cartons similaires et sur une étagère spécifique :

  • Comptable
  • Social
  • Commercial
  • Fiscal
  • Etc.

Pensez à classer vos documents professionnels selon leur date : les plus anciens au fond du dispositif de rangement et les plus récents devant. Ainsi, vous pourrez récupérer les pièces récentes rapidement en cas de demande de la part d’un organisme.

Lors du stockage, veillez à la qualité des emballages et des supports de rangement utilisés. Le garde-meuble garantit, quant à lui, la sécurité de vos documents en les protégeant de l’humidité et du vol grâce à une isolation optimale et une surveillance 24 heures sur 24. Ces avantages font du stockage en box une solution plébiscitée par de nombreux professionnels.

Récupérer certaines archives professionnelles et entretenir son stockage

Si vous avez besoin de récupérer un document particulier rapidement, vous pouvez vous rendre directement (et n’importe quand) dans votre centre de stockage Locabox. Vous pouvez accéder simplement à votre garde-meuble sécurisé grâce à un code ou à un badge sans vous soucier d’une quelconque contrainte horaire.

Essayez de vous rendre périodiquement dans votre garde-meuble d’entreprise même si vous n’avez pas besoin d’y récupérer une archive professionnelle, pour faire un peu de rangement et vérifier l’état de vos documents. Vous pouvez profiter de ces visites pour trier régulièrement les documents les plus anciens et archiver les nouveaux. Facile, non ?

Et voilà, vous connaissez désormais tous nos conseils pour réussir l’archivage de vos documents professionnels !

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