Quels documents administratifs une entreprise doit-elle archiver ?

Quels documents administratifs une entreprise doit-elle archiver ?

L’archivage est une tâche à ne pas négliger et cela peu importe l’entreprise concernée. Entre feuilles d’impôts, bulletins de salaire et bons de commande, il est facile de perdre le fil et de se retrouver dans une situation compliquée lorsqu’un document est réclamé par un tiers. Heureusement, il est possible d’entreposer les documents administratifs et les biens importants d’une entreprise dans un box de stockage, bien au chaud ! Avant de procéder à l’archivage, nous vous proposons de faire le point sur les différentes pièces à stocker ainsi que leur durée légale de conservation.

Les documents fiscaux

Les documents liés à la fiscalité et aux impôts des entreprises doivent tous être archivés pour une durée minimale de 6 ans :

• IR (Impôt sur le revenu)
• IS (Impôt sur les sociétés)
• Taxes foncières
• Contribution à l’audiovisuel public
• CFE (Cotisation foncière des entreprises)
• CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises)
• TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) et taxes assimilées

Les documents comptables

Votre entreprise se doit également de garder les documents comptables suivants pour une durée de 10 ans :

• Livre et registre comptable
• Livre d’inventaire
• Livre journal et grand livre
• Factures clients
• Factures fournisseurs
• Bons de commande
• Bons de réception

Le délai commence à courir à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou à la date à laquelle les documents concernés ont été établis. Attention, vos papiers comptables doivent indiquer l’origine ainsi que le contenu du justificatif.

Vous pouvez également conserver les factures électroniques sous leur format d’origine. Pourquoi ne pas stocker vos disques durs et clés USB contenant ces informations dans un garde-meuble sécurisé ?

Les documents sociétaux

Les documents papiers regroupant les informations de statut d’une société, les registre de titres nominatifs, les ordres de mouvement et les registres de procès-verbaux d’assemblées et conseils d’administration doivent tous être archivés pendant au moins 5 ans à partir de la fin de leur utilisation. Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société sont soumis au même délai.

Vous pouvez, par exemple, entreposer ces documents dans des contenants adaptés, sur des étagères placées dans un box de stockage.

Les comptes annuels, quant à eux, devront être accessibles pendant 10 ans dès la clôture de l’exercice. Pour les feuilles de présence, les rapports du gérant (ou du conseil d’administration) et les rapports des commissaires aux comptes, il faudra simplement même de côté les 3 derniers exercices.

Les documents juridiques

Veillez à conserver dans vos archives juridiques et contractuelles durant 5 ans pour toutes les pièces suivantes :

• Contrats (ou conventions) conclus dans le cadre d’une relation commerciale
• Documents bancaires
• Documents de transport de marchandises
• Documents relatifs à la propriété intellectuelle
• Dossiers d’avocats

Les garanties pour les biens et services fournis aux consommateurs et vos polices d’assurance doivent être archivées 2 ans et un contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) sera conservé 10 ans.

Enfin, notez qu’une déclaration en douane doit être stockée au moins 3 ans et qu’un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doit impérativement être archivé pour 30 ans !

Les documents administratifs concernant la gestion du personnel

Les pièces afférentes à la gestion des ressources humaines de votre société nécessitent un archivage de 5 ans. Et cela quel que soit la durée de vie de l’entreprise :

• Contrats de travail
• Documents concernant les salaires, primes et indemnités
• Papiers traitant des soldes de tout compte et des régimes de retraite
• Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail
• Vérifications et contrôle du CSE (Conseil social et économique)
• Déclarations d’accidents du travail auprès de la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie)

Les documents reprenant les charges sociales, la taxe sur les salaires ou encore la comptabilisation des jours de travail des salariés doivent tous être conservés pendant 3 ans.

Les feuilles de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation sont à mettre de côté pour 1 an.

Vous avez décidé de stocker vos documents dans un centre de stockage ? Découvrez où trouver un garde-meuble !